自从大家进入新时代便开始采用了新的办公方式，这种方式很少用纸笔并在很多时候需要借助一定电子设备里的打字软件打字，但是由于输入法以及手脑反应对接不流畅等原因让大家的输入在很多时候容易出错误，当错误出现时大家可能不太会发现因此需要借助文字校对工具来帮助大家发现错误并改正，而且有的错误是由于个人本身知识面未涉及而发生的因此大家无法意识到这也需要借助相关工具来修改。

文字校对是在把大量的人类已知的信息汇集到一定的软件中，帮助人们识别已经写好的大段文字中的错误或者修正人们知识未涉及领域的谬误从而保证文章的流畅、顺达。

文字校对能纠正大家在打字过快情况下不能兼顾的错误使得大家都打字数量与质量同步。它能避免部分输入法提示的关联字不符合整句话的用字标准而造成的语句毛病让打字者的文章语句通读起来十分流畅。它能避免输入切换时标点符号插入不恰当情况让打字者的文章不仅读来优美而且整体观感舒适。它能利用自己堆积起来的信息库大面积识别一些专门知识的使用让打字者不仅引用的好还能引用的对。它还能对部分的文章的格式进行纠正避免文章写好后却因格式的不合理的使用而造成的不好影响。

文字校对对于现在的大部分运用一些打字软件的人来说是必不可少的，因为大家长时间面对打字软件生成的字很容易造成视觉疲劳因此不太容易发现其中的错误，而这些不依靠人工的文字机器的校对则是通过海量的文字对比因此很容易就能察觉出大家文章中的一些错误， 从而帮助大家的文章写作获得更好的效果。