文学创作和学术论文的书写都是通过文字的方式传达思想的，而文字中同音不同义的词汇和文字很多，使用错误就会让作业的意思表达，和读者的理解方面产生分歧，只有及时的纠正才能避免，校对软件可以解决这样的问题，其能被广泛推荐就是以下几方面的原因。

一、因为错别字影响写作质量

我们所能接触到的文字数量很多，将不同文字相组就能形成不同的词汇，由于词汇意义不同，所以如果出现错别字的现象就会影响其表达意境，也会让人觉得这篇文章的写作功底和质量比较差，如果在作品发出前就能纠正就能表面这个情况，而服务好的校对软件可以针对这个情况作出改正，如此就能免除写作者这方面困扰。

二、因为禁用词汇影响上传文件

现在很多文字作品都可以做到线上和线下阅读，而线上的阅读是将文章上传到网站中，由于上传的文章中的文字受到网上的管控，很多词汇及文字属于限制性或者禁止使用的，但是作者很多都不清楚这个情况，而一旦写了这样的文字又不能上传，所以使用品牌好的校对软件很有必要，因为这个软件可以发现文章此类词汇，所以作者可及时修改。

三、因为文件出版发行前有相关要求

较好的文章都可以通过出版发行的方式让更多的人了解到，这样利于传播知识和先进知识理念，但是书籍的发行是有要求的，它需要相关部门对书籍进行审核，从内容到文字都需要合乎要求才能出版发行，而为了避免反复修改的麻烦，使用校对软件就能一次解决可能出现的问题，从而节约书籍发行前的准备时间。

人们的思想和意识是通过语言和文字表达出来的，而文字又是保存知识和思想的主要方式，但是文字和书籍的传播会受到一定限制，比如禁用词汇，错别用词及格式错误等等都需要注意，而使用校对软件就能短时间解决这些问题这也是其值得推荐的原因。